کافه‌ها چطور زنده می‌مانند؟
- سارا مالکی
- 3دقیقه
کافه‌نوشت: هر کافه‌ای که متولد می‌شود برای رشد طبیعی و ادامه مسیر نیاز به مراقبت‌های اساسی دارد. این استراتژی‌ها و اهداف هستند که حیات یک کافه را تضمین می‌کنند، فرقی نمی‌کند این کافه در بالای شهر باشد یا محله‌ای در جنوب شهر. اگر یک برنامه‌ریزی دقیق پشتوانه کار باشد، مشتری‌ها با رضایت کافه‌نشینی می‌کنند و ادامه کار ممکن خواهد بود.
این استراتژی‌ها و اهداف که از آنها با عنوان «مدیریت هزینه‌ها» یاد می‌شود، مانند یک روح به جسم هر کسب و کاری از جمله کافه‌داری دمیده می‌شوند تا ادامه مسیر غیرممکن به نظر نرسد. به خصوص در زمانی که اجاره‌بهای مغازه‌ها سر به فلک می‌کشند و تورم، هر روز یک صفر جدید به قیمت اقلام مصرفی اضافه می‌کند «مدیریت هزینه‌ها» تنها راه نجات است. واقعیت این است که اداره کردن و حفظ حیات یک کافه آنطور که برخی ممکن است تصور کنند، نه با عصاره‌گیری دوباره از تفاله قهوه و تحویل یک قهوه سوخته و بی‌کیفیت به مشتری امکان‌پذیر است و نه هیچ راهکاری دیگری شبیه به این. راه نجات تنها یکی است و آن چیزی نیست جز آگاهی به روش‌های مدیریت هزینه‌ها و اجرای هوشمندانه آن.
قهوه سوخته؟ هرگز !
این روزها کافه‌ها بیشتر از هر دوره دیگری در حال تکثیر هستند، از تهران گرفته تا شهرهای مرزی کوچک. در میان تمام این کافه‌ها، با وجود روش‌های مدیریتی مختلف یک اصل بدون‌شک رعایت می‌شود. این بعید است که در کافه‌ای در یک شهر مرزی یا بندری یا کافه‌ای در یکی از دیگر از شهرهای بزرگ یا کوچک، فنجان قهوه‌ای به دست مشتری داده شود که قهوه آن برای بار دوم عصاره‌گیری شده باشد. این اتفاق زمانی بعیدتر به نظر می‌رسد که تصور کنیم صاحب یک کافه، برای کسب سود بیشتر دست به چنین اقدامی بزند.
مهدی مهرپور، فعال و مدرس صنعت قهوه در رابطه با به کارگیری چنین روشی در کافه‌ها به عنوان راهکاری برای کاهش هزینه‌ها یا کسب سود بیشتر به «کافه‌نوشت» می‌گوید: من تا به حال در هیچ کافه‌ای ندیده‌ام یا حتی نشنیده‌ام که چنین اتفاقی رخ بدهد، البته ممکن است در دکه‌ای در جاده‌ای دوردست چنین اتفاقی بیفتد ولی قطعا از روی عدم آگاهی یا باورهای نادرست درباره قهوه است، اصلا تا زمانیکه انواع قهوه ارزان کف بازار وجود دارد، استفاده دوباره از تفاله قهوه منطقی نیست.
بقای کافه‌ها در گرو مدیریت هزینه‌ها
از نگاه مهرپور این آگاهی از روش‌های مدیریت هزینه‌ها است که برای ادامه فعالیت کافه‌ها ضروری است نه روش‌هایی از این دست. او می‌گوید نبود این نگاه، قطعا منجر به پایان یافتن عمر کافه‌ها خواهد شد. «فرقی ندارد شما کافه‌ای را اداره می‌کنید که در آن اسپرسوی ۴۵ هزار تومانی سرو می‌شود یا ۲۰۰ هزار تومانی، در هر صورت اگر هزینه‌ها به درستی مدیریت نشود، قطعا کافه‌ای که امروز افتتاح شده است شش ماه بعد وجود نخواهد داشت. بسیاری از کافه‌هایی که بعد از مدت‌زمانی کوتاه از بازار کوچ می‌کنند روی کاغذ هیچ محاسبه‌ای برای انواع هزینه‌هایی که یک کافه با آنها روبه‌رو است، نداشته‌اند. آنها همچنین نگاه بلندمدت ندارند و اصطلاحا روزبه‌روز یا هفته‌به‌هفته درآمدها را در نظر می‌گیرند به جای آنکه نگاه بلندمدت به هزینه‌ها و درآمدها داشته باشند.»
مهرپور در ادامه رقابت‌های نادرست، توجه نکردن به مجموع درآمد ماهانه یا سالانه، انتخاب‌های اشتباه در مواد اولیه، نیروی انسانی ضعیف و مجموعه‌ای از این عوامل را از جمله مهم‌ترین عواملی می‌داند که در نبود روش‌های صحیح مدیریت هزینه‌ها، باعث می‌شوند یک کافه نتواند اولین سالروز افتتاحش را جشن بگیرد.
تفاوت «مدیریت هزینه‌ها» با «زدن از کیفیت»
یکی از اولین راهکارهایی که برای افزایش درآمد کافه‌ها به نظر می‌آید، استفاده از بسکت سینگل به جای بسکت دبل برای عصاره‌گیری است. اگرچه دستگاه‌های اسپرسو همگی یک بسکت سینگل (با ظرفیت ۷ تا ۹ گرم قهوه) و یک بسکت دبل (با ظرفیت ۱۴ تا ۱۸ گرم) دارند، اما مساله‌ای که وجود دارد این است که کیفیت انواع قهوه‌هایی که در کافه‌ها سرو می‌شوند، تا حد زیادی به دبل شات بودن اسپرسوی پایه آنها باز می‌گردد.
این اتفاق دو دلیل دارد که مهرپور اینطور توضیح می‌دهد: معمولا در اسپرسو ماشین‌ها، شکل سبد سینگل به لحاظ فیزیکی به گونه‌ای است که شات سینگل به خوبی دبل استخراج نمی‌شود. یعنی آب مسیرش را به درستی در بسکت سینگل پیدا نمی‌کند و این اتفاق باعث می‌شود تا یک عصاره سینگل‌شات ضعیف‌تر، آبی‌تر یا فاقد “بادی” لازم، به‌ویژه برای نوشیدنی‌هایی با شیر باشد، هرچند استفاده از دبل شات یا سینگل‌شات کاملا به فرهنگ یا استراتژی یا حتی درخواست مشتری بستگی دارد اما امروزه کافه‌های استاندارد به صورت پیش‌فرض از دبل‌شات استفاده می‌کنند.»
بنابراین اگرچه استفاده از سینگل‌شات به خصوص برای کافه‌هایی که تعداد زیادی مشتری دارند می‌تواند منجر به صرفه‌جویی چشم‌گیر در مصرف ماهانه قهوه شود، اما به همان میزان نیز می‌تواند کیفیت قهوه‌های سرو شده را پایین بیاورد. به خصوص برای آن دسته از مشتریانی که عادت به اسپرسوی قوی‌تر دارند. در این رابطه راهکار میانه این است که سینگل‌شات به عنوان یک انتخاب جایگزین و ارزان‌تر ارایه شود، نه یک پیش‌فرض.
راه‌هایی برای رستگاری در کافه‌داری
مدیریت هزینه‌ها اگرچه در هر کسب و کاری ضروری است اما برای موفقیت یک کافه شرط اول و آخر است زیرا در کافه‌داری حاشیه سود محدود و رقابت شدید است. صاحبان کافه برای اینکه دچار شکست نشوند، بهتر است نکته‌ها و روش‌های کلیدی در مدیریت هزینه‌ها را جدی بگیرند و از تصورات و باورهای نادرست برای کاهش هزینه‌ها دوری کنند.
از مهم‌ترین روش‌هایی که منجر به مدیریت صحیح هزینه‌ها در هر کافه‌ای می‌شود کنترل دقیق هزینههای مواد اولیه است. اینکه در یک کافه ضایعات بررسی شوند از این نظر اهمیت دارد که حتی آگاهی از هر گرم قهوه یا هر عدد شیر که خراب می‌شود می‌تواند در بلندمدت از زیان انباشته پیشگیری و حاشیه سود را زیاد کند. پس خرید هوشمندانه و به‌اندازه در نتیجه آگاهی از ضایعات محقق می‌شود. از دیگر روش‌های موثر، کوچک کردن منو یا تنظیم منو بر اساس سوددهی است. حذف یا تغییر آیتم‌هایی که حاشیه سود پایینی دارند یا فروش نمی‌روند، یا تغییر و حذف آیتم‌ها در فصل‌های مختلف می‌تواند روش خوبی برای مدیریت هزینه‌ها باشد.
مدیریت حقوق و دستمزد بخش مهم دیگری است که توجه به آن برای تداوم کار اهمیت دارد. برنامه‌ریزی دقیق شیفت‌ها به منظور حذف اضافه‌کاری‌های بی‌مورد و کاهش ساعات مرده در طول روز ضروری است. همچنین آموزش کارکنان چند مهارته باعث بالا رفتن بهره‌وری و افزایش سرعت کار می‌شود.
مصرف انرژی و آب شاید چندان به چشم نیاید اما بهینه‌سازی این دو مورد می‌تواند بسیاری از هزینههای یک کافه را کاهش دهد. دستگاه‌هایی مثل اسپرسو ماشین، یخچال و… مصرف انرژی زیادی دارند پس بهتر است قبض‌ها به طور دقیق بررسی و تحلیل و دستگاه‌ها نیز تنظیم و سرویس دوره‌ای شوند. اینها روش‌هایی برای کاهش هزینههای مصرف انرژی هستند.
کنترل هزینههای جانبی و ثابت مانند اجاره، اینترنت، بیمه و مواردی از این دست نیز اهمیت زیادی دارد و نباید از حد خاصی فراتر بروند. پس موقع انتخاب مکان، باید توجه کرد که اجاره‌بها با اهداف فروش تناسب داشته باشد.
مانیتورینگ و گزارش‌گیری مستمر و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری یا POS برای بررسی فروش روزانه و هفتگی، تحلیل اقلام پر و کم فروش و گزارش‌های سود و زیان ضروری است. همچنین پیشنهاد می‌شود هر ماه یک گزارش مالی ساده تهیه شود تا روند رشد یا افت قابل رهگیری باشد.
تبلیغات و تخفیف‌ها گاهی تبدیل به دام‌هایی می‌شوند که باید از آنها دوری کرد. در کافه‌داری تخفیف زیاد یا تبلیغات بی‌هدف می‌تواند باعث هدررفتن پول و سرمایه شود پس برای سرمایه‌گذاری درست در این زمینه هر کمپین یا اقدام تبلیغاتی باید قابل اندازه‌گیری باشد، مثلاً چند نفر از طریق یک کمپین خاص به کافه آمده‌اند یا چقدر خرید کرده‌اند.
اینها تنها چند مورد از مدیریت هزینه‌ها در کافه‌داری هستند که منجر به کاهش زیان و افزایش حاشیه سود می‌شوند، اما دریای مدیریت هزینه‌ها بزرگ است و جستجو در جزییات و روش‌های مختلف آن، می‌تواند تضمین‌های بیشتری برای ادامه فعالیت در صنعت کافه‌داری برای صاحبان کافه‌ها داشته باشد.
پست های مرتبط
موج پلمب کافه‌ها بعد از هالووین
گجتهای قهوه؛ از خانه تا سفر
